关于个人知识管理,我曾经在这篇文章中提到只言片语。我们阅读各种各样的书籍,通过书籍获取知识;我们使用互联网,浏览网页,通过网页获取知识。书本,网页,图片,视频,这些都只不过是信息载体,我们通过这些载体来获取信息。然而获取信息并不是我们最终的目标。我们的最终目的是:将信息加工整理转化成知识,对知识经过我们大脑的思考成为我们的智慧。关于这点,我打算另写一篇文章来探讨。在这里我想重点探讨的是,对于我们个人,可以使用什么工具将信息转化为知识并妥善管理。
1、传统的个人知识管理
1)学生时代的剪贴报
记得在中学年代的政治课和语文课,我们的老师教我们使用剪贴阅读的方式,即把平时觉得好的文章,写得好的时评新闻剪下来摘录在一个本子上,自己可以在上面写点评论,札记什么的。现在想起来觉得这样的方法很好,如果能长期坚持,既扩大了知识面,也提高自己的文字水平。只可惜我们都很懒,大多坚持不下来。有少部分坚持下来的同学,文字功底都非常了得。
2)李敖的“个人知识管理系统”
另一个是李笑来老师在他的大作《把时间当作朋友》中第七章“真正的解决问题方法”引用到的例子,介绍李敖的读书方法:
李敖在凤凰卫视2006年1月19日的《李敖有话说》 里是这样介绍他的读书方法的:
我李敖看的书很少会忘掉,什么原因呢?方法好。什么方法?心狠手辣。剪刀美工刀全部下来,把书给分尸掉了,就是切开了。这一页我需要,这一段我需要,我把它分类分出来了。那背面有怎么办呢?把它影印出来,或者一开始就买两本书,把两本书都切开以后排出来,把要看的部分切开。结果一本书看完了,这本书也被分尸掉了。这就是我的看书方法。
那分类怎么分呢?我有很多自己做的夹子,夹子我写上字,把资料全部分类。一本书看完以后,全部进入我的夹子里面了。我可以分出几千个类来,分的很细。好比说按照图书馆的分类,哲学类,宗教类;宗教类再分佛教类、道教类、天主教类。我李敖分的更细了,天主教还可以分,神父算一类。神父还可以细分,神父同性恋就是一类,神父还俗又是一类。修女同性恋是一类,修女还俗这又是一类。
任何书里有关的内容都进入我的资料里来。进入干什么呢?当我要写小说的时候,需要这个资料,打开资料,只是写一下就好了。或者发生了一个什么事件,跟修女同性恋有关系,我要发表对新闻的感想,把新闻拿过来,我的资料打开,两个一合并,文章立刻就写出来了。
换句话说,我这本书看完之后,被我大卸八块,五马分尸。可是被我勾住了,这些资料我不凭记忆来记它,我凭用细部的很耐心的功夫把它勾紧,放在资料夹子里。我的记忆力只要记这些标题就好了。标题是按照我的习惯来分,基本上都翻译成英文字,用英文字母排出来,偶尔也有些中文的。
今天我把看家的本领告诉大家,李敖知道的那么多,博闻强记,记忆力那么好。我告诉大家,记忆力是可以训练的。记忆力一开始就是你不要偷懒,不要说躺在那里看书,看完了这本书还是干干净净的,整整齐齐的,这不对。看完了这本书,这本书就大卸八块,书进了资料夹,才算看完这本书。
今天我为大家特别亮一手,把如何看书的招告诉大家。不要以为这本书看完了,干干净净的新的算看过。那个不算看过,因为当时是看过,可是浪费了。你不能够有系统的扣住这些资料,跟资料挂钩。可是找我这个方法,可以把你看过的书,都把它的精华抓出来,扣在一起。这就是我的这种土法炼钢的治学方法。
在惊叹于李敖的勤奋的同时,我们也可以借鉴他的读书方法。尽管在李敖读书的年代,没有电脑,没有pda,没有现在那么多的电子工具,尽管这种剪贴方式在现代有点过时,但就是这样一个知识管理系统成就了李敖,成就了一个“语不惊人死不休”的李敖。有了这样的勤奋再加上精妙的知识整理方法,李敖那火花乱溅的“灵感”之丰富多彩从何而来就清清楚楚了。
2、一些潜在的个人知识管理工具我一直在寻找一种完美的个人知识管理工具,可以将我从网络,本地等途径获得文章或网页保存下来,并且能方便自己随时查阅。目前有以下的几种:
1)Google Reader(Google 阅读器)作为一款RSS阅读器Google Reader很纯粹,但功能也比较单一。订阅的文章尽管能作为共享收藏,但离线功能薄弱,不利于存储在本机阅读。
2)Blog(博客)对为web log来说,Blog更偏重的是网页的记录,并未能上升到知识管理的层面高度。尽管已有很多人将Blog作为自己的网页摘录,知识记录的工具,但Blog依然不是一个好的知识管理工具。
3)Wiki(维基)我看好个人Wiki。因为Wiki本身定位就是百科全书,知识记录整理方面是强项。但目前一方面wiki的易用性和普及性远不如Blog:Blog有大量的BSP,不满意的话还有Wordpress,而Wiki方面的选择就少得可怜。另一方面,Wiki在网页摘录方面功能较弱,本身没有这方面的工具。
4)Google Notebook(Google 笔记本)其实我用得最多的是Google Notebook。尽管它的功能从来
未能满足我,但毕竟是Google的产品,用起来会放心一些,而且其功能也确实不错,网页摘录简单轻松,标签分类清晰,同Firefox无缝结合。最可惜的是google notebook已经
停止开发。
5)Del.icio.us(美味书签)最近我开始使用上
美味书签,不可否认使用书签管理收藏的网页有着它方便快捷的一面,但是当你收藏的页面逐渐增多时,管理的麻烦可不是线性增长这么简单的。美味书签主要存在一个最致命的问题,即只能保存网页的链接和部分预览,而不能把所有的内容保存下来,一旦所收藏的网站出现问题,你收藏的知识也将丢失。
6)其他evernote用了一段时间,但可能是由于装的是最新版本,资源消耗巨大,用过不久就马上删掉了。目前来说还存在不少问题,未来发展不好说。Google Doc?我宁愿用Google Notebook。
3、把Gmail用作个人知识管理的设想老实说,有这样一个想法,源于一篇文章
《 把Gmail当作你的个人神经中枢》。文章提到把Gmail当个人神经中枢的几个方法,包括:通过Gmail获得实时新闻、如何自动存储书签到Gmail、如何通过Gmail管理日程表、如何通过Gmail发布Blog。经过一段时间的摸索,我尝试把Gmail当作自己的个人知识管理系统,我是这样做的:
1)新建一个Gmail邮箱这样做是为了构筑一个纯粹的个人知识管理系统,不至于与原来的Gmail邮箱混淆。
2)与Google Reader无缝链接Google Reader提供对Gmail的良好支持,每篇文章下面都有一个发送电子邮件的按钮,看到好的文章想收藏下来,可以把文章发送的Gmail邮箱。对于没有Google Reader帐号的朋友,当需要分享文章的时候,我也可以把共享的文章发送他们的电子邮箱。
3)发送网页文章到Gmail平时浏览网页看到好的文章需要收藏,把网页复制下来并发送到Gmail邮箱。
4)使用tag标记每一篇收藏的文章我并不会每次发送收藏文章后就马上对其tag归类,而是定期登录该Gmail邮箱对新收藏的文章重新归类。当然,你也可以使用“帐户+tag@gmail”的方法,马上就可以把发送的文章归到指定的tag,不过这个方法也有两个问题:1、tag必须是英文;2、如果tag比较多,你的Gmail就会有一大堆“帐户+tag@gmail”的联系人,发邮件的时候还要慢慢去找应该发往哪个tag。
5)利用Gmail强大的搜索功能自Gmail发布之日起,便于搜索就一直是Gmail的一大卖点。Gmail搜索非常强大,对于邮件的搜索是小case。我能够很方便地找到需要的文章素材。
6)Gmai Offline如果仅仅是以上功能,并不能使我动心。Gmail offline的发布最终让我决定使用Gmail作为个人知识管理工具。支持了Gears的Gmail如虎添翼,在免去我们安装邮件客户端烦恼的同时,Gmail也相当于为我们免费提供了一个可以离线使用的个人知识管理系统。这是包括Blog,Wiki,Google Notebook,Delicious都不能做到的。Google reader虽然也支持Gears,但GR的同步只能支持1000篇文章,而且每次同步都要花费大量的时间。搜索功能也不如Gmail方便。
7)取代notepad我希望有一个好用的记事本代替notepad,这个记事本应该能做到:1、直接在网上编辑,并随时保存;2、保存到网络的记录同时在本地也应该有一个备份,这样即使我暂时不能连上网,也可以随时打开这些记录。之前我使用Firefox+Google Notebook,但可惜Google Notebook只能满足第1点。而支持Gears的Gmail既可以随时保存,也可以在离线的情况下使用,一旦连上网络,Gmail会自动同步,自动把此前的离线记录上传。目前我使用Gmail来做会议记录和日程安排。
4、一些小窍门1)有时候发送的邮件会被当作垃圾邮件很简单,在Gmail设置中新增一个过滤器, 把你发邮件的邮箱列为“白名单”,即指定其执行该操作: 不要将其发送至“垃圾邮件”
2)如何管理两个Gmail帐户有很多方法,你可以安装Firefox插件
Gmail Manager,在Firefox下同时管理两个Gmail邮箱。不过我个人觉得这个插件存在不少问题,而且安装这个插件后,对于我这种依赖
Google书签的人来说,一旦切换了帐户,就没办法使用原来的书签(因为书签的信息都保存在原来的帐户中)。我现在的解决方法是,同时安装Firefox与Chrome。这样有三个好处:1、可以完美解决两个帐户的冲突;2、Chome运行JavaScript的速度要高于Firefox;3、我更喜欢Chrome的全屏界面,因为这看起来更像一个程序而不是网页。
3)随手写“碎碎念”自从有了
twitter,我们随时可以把“碎碎念”发布上去。但有时候有些想法不愿意公开,可以这样做:安装一个
Google Talk,把新的邮箱帐户加为好友,如果有一些想法希望记录下来又不希望公开在twitter上,就给新邮箱发Google Talk信息吧。这些“碎碎念”会自动保存在我们的个人知识管理系统中。定义一个tag,再结合过滤器,我们可以把所有这些“碎碎念”都自动归档到这个tag里面。
4)使用Xoopic For Gmail管理图片视频和其他文件安装了这个
Firefox插件,你的Gmail会成为一个强大的文件管理系统,为邮件中的图片,视频和其他文件提供独立管理和查看的界面,使用比较方便。不过我在使用这个插件后出现几次firefox崩溃,原因未明。
5)用Gmail来进行GTD有人
用Google Notebook 搭建GTD系统,同样,现在我们也可以通过一个
Firefox插件和Gmail结合,来实施GTD,这里有一个详细的
教程。
5、未解决的问题尽管Gmail很强大,但毕竟其主要用途是邮箱而不是用于个人知识管理,我们目前更多的是利用了其对文档邮件管理的便捷功能。对于用作个人知识管理,Gmail依然存在几个不足:
1)没有外部链接与Blog、Wiki,Delicious相比,Gmail最大的问题是其不支持外部链接,即无法通过超链接让外部网络访问到收藏的文章。是的,Gmail只是一个电子邮箱,邮箱里面的文件和资料一般来说都是私密的,不公开的,因此我们还不能把这些文章作为公开链接被外部访问。
2)没有分享功能因为没有提供外部链接,自然也无法把收藏的文章分享给其他人阅读,除非把Gmail邮箱帐号公开。但这显然不是解决问题的方法。
3)对文件的管理相对薄弱上文提到的的Xoopic可能是一个解决方法,但无可否认Gmail在文件管理功能还是比较弱,如果我们需要管理doc,pdf,excel等文件,可能Google Doc会更合适。
4)网页收藏步骤繁琐目前我要收藏网页,必须先打开Gmail新建一封邮件,然后把网页内容复制粘贴到邮件,再发送到知识管理的Gmail邮箱。虽然Google Toolbar本身提供一个网页发送到Gmail的功能,但很遗憾这个功能存在问题,网页并不能发送。在网上也有人提过这个问题,至今仍未解决。
5)无法对已收藏的文章作修改有时候我们想对已收藏的文章添加一些注释,或者说对自己写过的一些读书笔记(已归档)作修改。Gmail似乎还没有这方面的功能,我们只能够重新新建一封邮件,修改,再重新发送,然后删除原有的文章。
6、展望未来——完美的个人知识管理系统也许从收藏文章管理的角度来看Gmail已经相当完美,而且Gmail在支持Gears后还具备了离线阅读和离线记录的功能。但正如上文所提到的,Gmail只是一个功能强大的电子邮箱,Gmail的定位并不是知识管理系统,Google也不可能往这个方向改进Gmail。期望有一个完美的个人知识管理系统的出现。应该具备以下的功能:
1)浏览器与个人知识管理系统的更进一步整合浏览器提供的是信息的输入,知识管理系统则是信息的存储和管理。目前还没有一个工具能够整合信息输入和管理。其实在功能上Google Reader
很接近了,但目前Google对其定位只是个纯粹的RSS阅读器。
2)更强大的分享功能上文提到使用Gmail作为个人知识管理系统无法共享文章给好友,或者可以说共享的过程并不方便。现代社会是个信息社会,我们获得的大多数信息来自互联网,而分享是互联网的灵魂。作为一个完美的知识管理系统,必须拥有更强大的分享功能。
3)社会化特征明显Google Reader最近的更新增加了好友共享,
查看好友评论等功能,这是个趋势。
博客大巴(blogbus)一直致力于博客与SNS的整合。我也曾经写过一篇关于Blog Socialize(博客社会化)的
文章,尽管分析得比较粗浅,但我认为社会化是博客,维基,美味书签等工具的最终进化方向。个人知识管理系统也应如此。
4)更强大的离线功能Google Gears的野心十分远大。Gears的思路的确非常好。一个优秀的个人知识管理系统应该具备离线访问功能,不至于在断网时期无法使用。0.1版的Gmail Offline给我们带来惊喜。期待未来的个人知识管理系统会继续加强离线版功能。
5)把文档也管理起来?我硬盘上还收藏有数不清的文档,word的,pdf的,html的,可以把这些文档都纳入我的个人知识管理系统吗?可以如Google Destop那样把这些文档里面的内容也纳入搜索范围吗?这样将大大提高了个人知识管理系统的利用效率。