关于个人知识管理,我曾经在这篇文章中提到只言片语。我们阅读各种各样的书籍,通过书籍获取知识;我们使用互联网,浏览网页,通过网页获取知识。书本,网页,图片,视频,这些都只不过是信息载体,我们通过这些载体来获取信息。然而获取信息并不是我们最终的目标。我们的最终目的是:将信息加工整理转化成知识,对知识经过我们大脑的思考成为我们的智慧。关于这点,我打算另写一篇文章来探讨。在这里我想重点探讨的是,对于我们个人,可以使用什么工具将信息转化为知识并妥善管理。
1、传统的个人知识管理
1)学生时代的剪贴报
记得在中学年代的政治课和语文课,我们的老师教我们使用剪贴阅读的方式,即把平时觉得好的文章,写得好的时评新闻剪下来摘录在一个本子上,自己可以在上面写点评论,札记什么的。现在想起来觉得这样的方法很好,如果能长期坚持,既扩大了知识面,也提高自己的文字水平。只可惜我们都很懒,大多坚持不下来。有少部分坚持下来的同学,文字功底都非常了得。
2)李敖的“个人知识管理系统”
另一个是李笑来老师在他的大作《把时间当作朋友》中第七章“真正的解决问题方法”引用到的例子,介绍李敖的读书方法:
李敖在凤凰卫视2006年1月19日的《李敖有话说》 里是这样介绍他的读书方法的:
我李敖看的书很少会忘掉,什么原因呢?方法好。什么方法?心狠手辣。剪刀美工刀全部下来,把书给分尸掉了,就是切开了。这一页我需要,这一段我需要,我把它分类分出来了。那背面有怎么办呢?把它影印出来,或者一开始就买两本书,把两本书都切开以后排出来,把要看的部分切开。结果一本书看完了,这本书也被分尸掉了。这就是我的看书方法。
那分类怎么分呢?我有很多自己做的夹子,夹子我写上字,把资料全部分类。一本书看完以后,全部进入我的夹子里面了。我可以分出几千个类来,分的很细。好比说按照图书馆的分类,哲学类,宗教类;宗教类再分佛教类、道教类、天主教类。我李敖分的更细了,天主教还可以分,神父算一类。神父还可以细分,神父同性恋就是一类,神父还俗又是一类。修女同性恋是一类,修女还俗这又是一类。
任何书里有关的内容都进入我的资料里来。进入干什么呢?当我要写小说的时候,需要这个资料,打开资料,只是写一下就好了。或者发生了一个什么事件,跟修女同性恋有关系,我要发表对新闻的感想,把新闻拿过来,我的资料打开,两个一合并,文章立刻就写出来了。
换句话说,我这本书看完之后,被我大卸八块,五马分尸。可是被我勾住了,这些资料我不凭记忆来记它,我凭用细部的很耐心的功夫把它勾紧,放在资料夹子里。我的记忆力只要记这些标题就好了。标题是按照我的习惯来分,基本上都翻译成英文字,用英文字母排出来,偶尔也有些中文的。
今天我把看家的本领告诉大家,李敖知道的那么多,博闻强记,记忆力那么好。我告诉大家,记忆力是可以训练的。记忆力一开始就是你不要偷懒,不要说躺在那里看书,看完了这本书还是干干净净的,整整齐齐的,这不对。看完了这本书,这本书就大卸八块,书进了资料夹,才算看完这本书。
今天我为大家特别亮一手,把如何看书的招告诉大家。不要以为这本书看完了,干干净净的新的算看过。那个不算看过,因为当时是看过,可是浪费了。你不能够有系统的扣住这些资料,跟资料挂钩。可是找我这个方法,可以把你看过的书,都把它的精华抓出来,扣在一起。这就是我的这种土法炼钢的治学方法。
在惊叹于李敖的勤奋的同时,我们也可以借鉴他的读书方法。尽管在李敖读书的年代,没有电脑,没有pda,没有现在那么多的电子工具,尽管这种剪贴方式在现代有点过时,但就是这样一个知识管理系统成就了李敖,成就了一个“语不惊人死不休”的李敖。有了这样的勤奋再加上精妙的知识整理方法,李敖那火花乱溅的“灵感”之丰富多彩从何而来就清清楚楚了。
2、一些潜在的个人知识管理工具
我一直在寻找一种完美的个人知识管理工具,可以将我从网络,本地等途径获得文章或网页保存下来,并且能方便自己随时查阅。目前有以下的几种:
1)Google Reader(Google 阅读器)
作为一款RSS阅读器Google Reader很纯粹,但功能也比较单一。订阅的文章尽管能作为共享收藏,但离线功能薄弱,不利于存储在本机阅读。
2)Blog(博客)
对为web log来说,Blog更偏重的是网页的记录,并未能上升到知识管理的层面高度。尽管已有很多人将Blog作为自己的网页摘录,知识记录的工具,但Blog依然不是一个好的知识管理工具。
3)Wiki(维基)
我看好个人Wiki。因为Wiki本身定位就是百科全书,知识记录整理方面是强项。但目前一方面wiki的易用性和普及性远不如Blog:Blog有大量的BSP,不满意的话还有Wordpress,而Wiki方面的选择就少得可怜。另一方面,Wiki在网页摘录方面功能较弱,本身没有这方面的工具。
4)Google Notebook(Google 笔记本)
其实我用得最多的是Google Notebook。尽管它的功能从来未能满足我,但毕竟是Google的产品,用起来会放心一些,而且其功能也确实不错,网页摘录简单轻松,标签分类清晰,同Firefox无缝结合。最可惜的是google notebook已经停止开发。
5)Del.icio.us(美味书签)
最近我开始使用上美味书签,不可否认使用书签管理收藏的网页有着它方便快捷的一面,但是当你收藏的页面逐渐增多时,管理的麻烦可不是线性增长这么简单的。美味书签主要存在一个最致命的问题,即只能保存网页的链接和部分预览,而不能把所有的内容保存下来,一旦所收藏的网站出现问题,你收藏的知识也将丢失。
6)其他
evernote用了一段时间,但可能是由于装的是最新版本,资源消耗巨大,用过不久就马上删掉了。目前来说还存在不少问题,未来发展不好说。Google Doc?我宁愿用Google Notebook。
3、把Gmail用作个人知识管理的设想
老实说,有这样一个想法,源于一篇文章《 把Gmail当作你的个人神经中枢》。文章提到把Gmail当个人神经中枢的几个方法,包括:通过Gmail获得实时新闻、如何自动存储书签到Gmail、如何通过Gmail管理日程表、如何通过Gmail发布Blog。经过一段时间的摸索,我尝试把Gmail当作自己的个人知识管理系统,我是这样做的:
1)新建一个Gmail邮箱
这样做是为了构筑一个纯粹的个人知识管理系统,不至于与原来的Gmail邮箱混淆。
2)与Google Reader无缝链接
Google Reader提供对Gmail的良好支持,每篇文章下面都有一个发送电子邮件的按钮,看到好的文章想收藏下来,可以把文章发送的Gmail邮箱。对于没有Google Reader帐号的朋友,当需要分享文章的时候,我也可以把共享的文章发送他们的电子邮箱。
3)发送网页文章到Gmail
平时浏览网页看到好的文章需要收藏,把网页复制下来并发送到Gmail邮箱。
4)使用tag标记每一篇收藏的文章
我并不会每次发送收藏文章后就马上对其tag归类,而是定期登录该Gmail邮箱对新收藏的文章重新归类。当然,你也可以使用“帐户+tag@gmail”的方法,马上就可以把发送的文章归到指定的tag,不过这个方法也有两个问题:1、tag必须是英文;2、如果tag比较多,你的Gmail就会有一大堆“帐户+tag@gmail”的联系人,发邮件的时候还要慢慢去找应该发往哪个tag。
5)利用Gmail强大的搜索功能
自Gmail发布之日起,便于搜索就一直是Gmail的一大卖点。Gmail搜索非常强大,对于邮件的搜索是小case。我能够很方便地找到需要的文章素材。
6)Gmai Offline
如果仅仅是以上功能,并不能使我动心。Gmail offline的发布最终让我决定使用Gmail作为个人知识管理工具。支持了Gears的Gmail如虎添翼,在免去我们安装邮件客户端烦恼的同时,Gmail也相当于为我们免费提供了一个可以离线使用的个人知识管理系统。这是包括Blog,Wiki,Google Notebook,Delicious都不能做到的。Google reader虽然也支持Gears,但GR的同步只能支持1000篇文章,而且每次同步都要花费大量的时间。搜索功能也不如Gmail方便。
7)取代notepad
我希望有一个好用的记事本代替notepad,这个记事本应该能做到:1、直接在网上编辑,并随时保存;2、保存到网络的记录同时在本地也应该有一个备份,这样即使我暂时不能连上网,也可以随时打开这些记录。之前我使用Firefox+Google Notebook,但可惜Google Notebook只能满足第1点。而支持Gears的Gmail既可以随时保存,也可以在离线的情况下使用,一旦连上网络,Gmail会自动同步,自动把此前的离线记录上传。目前我使用Gmail来做会议记录和日程安排。
4、一些小窍门
1)有时候发送的邮件会被当作垃圾邮件
很简单,在Gmail设置中新增一个过滤器, 把你发邮件的邮箱列为“白名单”,即指定其执行该操作: 不要将其发送至“垃圾邮件”
2)如何管理两个Gmail帐户
有很多方法,你可以安装Firefox插件Gmail Manager,在Firefox下同时管理两个Gmail邮箱。不过我个人觉得这个插件存在不少问题,而且安装这个插件后,对于我这种依赖Google书签的人来说,一旦切换了帐户,就没办法使用原来的书签(因为书签的信息都保存在原来的帐户中)。我现在的解决方法是,同时安装Firefox与Chrome。这样有三个好处:1、可以完美解决两个帐户的冲突;2、Chome运行JavaScript的速度要高于Firefox;3、我更喜欢Chrome的全屏界面,因为这看起来更像一个程序而不是网页。
3)随手写“碎碎念”
自从有了twitter,我们随时可以把“碎碎念”发布上去。但有时候有些想法不愿意公开,可以这样做:安装一个Google Talk,把新的邮箱帐户加为好友,如果有一些想法希望记录下来又不希望公开在twitter上,就给新邮箱发Google Talk信息吧。这些“碎碎念”会自动保存在我们的个人知识管理系统中。定义一个tag,再结合过滤器,我们可以把所有这些“碎碎念”都自动归档到这个tag里面。
4)使用Xoopic For Gmail管理图片视频和其他文件
安装了这个Firefox插件,你的Gmail会成为一个强大的文件管理系统,为邮件中的图片,视频和其他文件提供独立管理和查看的界面,使用比较方便。不过我在使用这个插件后出现几次firefox崩溃,原因未明。
5)用Gmail来进行GTD
有人用Google Notebook 搭建GTD系统,同样,现在我们也可以通过一个Firefox插件和Gmail结合,来实施GTD,这里有一个详细的教程。
5、未解决的问题
尽管Gmail很强大,但毕竟其主要用途是邮箱而不是用于个人知识管理,我们目前更多的是利用了其对文档邮件管理的便捷功能。对于用作个人知识管理,Gmail依然存在几个不足:
1)没有外部链接
与Blog、Wiki,Delicious相比,Gmail最大的问题是其不支持外部链接,即无法通过超链接让外部网络访问到收藏的文章。是的,Gmail只是一个电子邮箱,邮箱里面的文件和资料一般来说都是私密的,不公开的,因此我们还不能把这些文章作为公开链接被外部访问。
2)没有分享功能
因为没有提供外部链接,自然也无法把收藏的文章分享给其他人阅读,除非把Gmail邮箱帐号公开。但这显然不是解决问题的方法。
3)对文件的管理相对薄弱
上文提到的的Xoopic可能是一个解决方法,但无可否认Gmail在文件管理功能还是比较弱,如果我们需要管理doc,pdf,excel等文件,可能Google Doc会更合适。
4)网页收藏步骤繁琐
目前我要收藏网页,必须先打开Gmail新建一封邮件,然后把网页内容复制粘贴到邮件,再发送到知识管理的Gmail邮箱。虽然Google Toolbar本身提供一个网页发送到Gmail的功能,但很遗憾这个功能存在问题,网页并不能发送。在网上也有人提过这个问题,至今仍未解决。
5)无法对已收藏的文章作修改
有时候我们想对已收藏的文章添加一些注释,或者说对自己写过的一些读书笔记(已归档)作修改。Gmail似乎还没有这方面的功能,我们只能够重新新建一封邮件,修改,再重新发送,然后删除原有的文章。
6、展望未来——完美的个人知识管理系统
也许从收藏文章管理的角度来看Gmail已经相当完美,而且Gmail在支持Gears后还具备了离线阅读和离线记录的功能。但正如上文所提到的,Gmail只是一个功能强大的电子邮箱,Gmail的定位并不是知识管理系统,Google也不可能往这个方向改进Gmail。期望有一个完美的个人知识管理系统的出现。应该具备以下的功能:
1)浏览器与个人知识管理系统的更进一步整合
浏览器提供的是信息的输入,知识管理系统则是信息的存储和管理。目前还没有一个工具能够整合信息输入和管理。其实在功能上Google Reader很接近了,但目前Google对其定位只是个纯粹的RSS阅读器。
2)更强大的分享功能
上文提到使用Gmail作为个人知识管理系统无法共享文章给好友,或者可以说共享的过程并不方便。现代社会是个信息社会,我们获得的大多数信息来自互联网,而分享是互联网的灵魂。作为一个完美的知识管理系统,必须拥有更强大的分享功能。
3)社会化特征明显
Google Reader最近的更新增加了好友共享,查看好友评论等功能,这是个趋势。博客大巴(blogbus)一直致力于博客与SNS的整合。我也曾经写过一篇关于Blog Socialize(博客社会化)的文章,尽管分析得比较粗浅,但我认为社会化是博客,维基,美味书签等工具的最终进化方向。个人知识管理系统也应如此。
4)更强大的离线功能
Google Gears的野心十分远大。Gears的思路的确非常好。一个优秀的个人知识管理系统应该具备离线访问功能,不至于在断网时期无法使用。0.1版的Gmail Offline给我们带来惊喜。期待未来的个人知识管理系统会继续加强离线版功能。
5)把文档也管理起来?
我硬盘上还收藏有数不清的文档,word的,pdf的,html的,可以把这些文档都纳入我的个人知识管理系统吗?可以如Google Destop那样把这些文档里面的内容也纳入搜索范围吗?这样将大大提高了个人知识管理系统的利用效率。