对个人知识管理系统的探讨和设想

关于个人知识管理，我曾经在这篇文章中提到只言片语。我们阅读各种各样的书籍，通过书籍获取知识；我们使用互联网，浏览网页，通过网页获取知识。书本，网页，图片，视频，这些都只不过是信息载体，我们通过这些载体来获取信息。然而获取信息并不是我们最终的目标。我们的最终目的是：将信息加工整理转化成知识，对知识经过我们大脑的思考成为我们的智慧。关于这点，我打算另写一篇文章来探讨。在这里我想重点探讨的是，对于我们个人，可以使用什么工具将信息转化为知识并妥善管理。



1、传统的个人知识管理

1）学生时代的剪贴报
记得在中学年代的政治课和语文课，我们的老师教我们使用剪贴阅读的方式，即把平时觉得好的文章，写得好的时评新闻剪下来摘录在一个本子上，自己可以在上面写点评论，札记什么的。现在想起来觉得这样的方法很好，如果能长期坚持，既扩大了知识面，也提高自己的文字水平。只可惜我们都很懒，大多坚持不下来。有少部分坚持下来的同学，文字功底都非常了得。




2）李敖的“个人知识管理系统”
另一个是李笑来老师在他的大作《把时间当作朋友》中第七章“真正的解决问题方法”引用到的例子，介绍李敖的读书方法：

李敖在凤凰卫视2006年1月19日的《李敖有话说》 里是这样介绍他的读书方法的：

我李敖看的书很少会忘掉，什么原因呢？方法好。什么方法？心狠手辣。剪刀美工刀全部下来，把书给分尸掉了，就是切开了。这一页我需要，这一段我需要，我把它分类分出来了。那背面有怎么办呢？把它影印出来，或者一开始就买两本书，把两本书都切开以后排出来，把要看的部分切开。结果一本书看完了，这本书也被分尸掉了。这就是我的看书方法。

那分类怎么分呢？我有很多自己做的夹子，夹子我写上字，把资料全部分类。一本书看完以后，全部进入我的夹子里面了。我可以分出几千个类来，分的很细。好比说按照图书馆的分类，哲学类，宗教类；宗教类再分佛教类、道教类、天主教类。我李敖分的更细了，天主教还可以分，神父算一类。神父还可以细分，神父同性恋就是一类，神父还俗又是一类。修女同性恋是一类，修女还俗这又是一类。

任何书里有关的内容都进入我的资料里来。进入干什么呢？当我要写小说的时候，需要这个资料，打开资料，只是写一下就好了。或者发生了一个什么事件，跟修女同性恋有关系，我要发表对新闻的感想，把新闻拿过来，我的资料打开，两个一合并，文章立刻就写出来了。

换句话说，我这本书看完之后，被我大卸八块，五马分尸。可是被我勾住了，这些资料我不凭记忆来记它，我凭用细部的很耐心的功夫把它勾紧，放在资料夹子里。我的记忆力只要记这些标题就好了。标题是按照我的习惯来分，基本上都翻译成英文字，用英文字母排出来，偶尔也有些中文的。

今天我把看家的本领告诉大家，李敖知道的那么多，博闻强记，记忆力那么好。我告诉大家，记忆力是可以训练的。记忆力一开始就是你不要偷懒，不要说躺在那里看书，看完了这本书还是干干净净的，整整齐齐的，这不对。看完了这本书，这本书就大卸八块，书进了资料夹，才算看完这本书。

今天我为大家特别亮一手，把如何看书的招告诉大家。不要以为这本书看完了，干干净净的新的算看过。那个不算看过，因为当时是看过，可是浪费了。你不能够有系统的扣住这些资料，跟资料挂钩。可是找我这个方法，可以把你看过的书，都把它的精华抓出来，扣在一起。这就是我的这种土法炼钢的治学方法。

在惊叹于李敖的勤奋的同时，我们也可以借鉴他的读书方法。尽管在李敖读书的年代，没有电脑，没有pda，没有现在那么多的电子工具，尽管这种剪贴方式在现代有点过时，但就是这样一个知识管理系统成就了李敖，成就了一个“语不惊人死不休”的李敖。有了这样的勤奋再加上精妙的知识整理方法，李敖那火花乱溅的“灵感”之丰富多彩从何而来就清清楚楚了。

2、一些潜在的个人知识管理工具

我一直在寻找一种完美的个人知识管理工具，可以将我从网络，本地等途径获得文章或网页保存下来，并且能方便自己随时查阅。目前有以下的几种：

1）Google Reader（Google 阅读器）
作为一款RSS阅读器Google Reader很纯粹，但功能也比较单一。订阅的文章尽管能作为共享收藏，但离线功能薄弱，不利于存储在本机阅读。

2）Blog（博客）
对为web log来说，Blog更偏重的是网页的记录，并未能上升到知识管理的层面高度。尽管已有很多人将Blog作为自己的网页摘录，知识记录的工具，但Blog依然不是一个好的知识管理工具。

3）Wiki（维基）
我看好个人Wiki。因为Wiki本身定位就是百科全书，知识记录整理方面是强项。但目前一方面wiki的易用性和普及性远不如Blog：Blog有大量的BSP，不满意的话还有Wordpress，而Wiki方面的选择就少得可怜。另一方面，Wiki在网页摘录方面功能较弱，本身没有这方面的工具。

4）Google Notebook（Google 笔记本）
其实我用得最多的是Google Notebook。尽管它的功能从来未能满足我，但毕竟是Google的产品，用起来会放心一些，而且其功能也确实不错，网页摘录简单轻松，标签分类清晰，同Firefox无缝结合。最可惜的是google notebook已经停止开发。

5）Del.icio.us（美味书签）
最近我开始使用上美味书签，不可否认使用书签管理收藏的网页有着它方便快捷的一面，但是当你收藏的页面逐渐增多时，管理的麻烦可不是线性增长这么简单的。美味书签主要存在一个最致命的问题，即只能保存网页的链接和部分预览，而不能把所有的内容保存下来，一旦所收藏的网站出现问题，你收藏的知识也将丢失。

6）其他
evernote用了一段时间，但可能是由于装的是最新版本，资源消耗巨大，用过不久就马上删掉了。目前来说还存在不少问题，未来发展不好说。Google Doc？我宁愿用Google Notebook。

3、把Gmail用作个人知识管理的设想

老实说，有这样一个想法，源于一篇文章《 把Gmail当作你的个人神经中枢》。文章提到把Gmail当个人神经中枢的几个方法，包括：通过Gmail获得实时新闻、如何自动存储书签到Gmail、如何通过Gmail管理日程表、如何通过Gmail发布Blog。经过一段时间的摸索，我尝试把Gmail当作自己的个人知识管理系统，我是这样做的：

1）新建一个Gmail邮箱
这样做是为了构筑一个纯粹的个人知识管理系统，不至于与原来的Gmail邮箱混淆。

2）与Google Reader无缝链接



Google Reader提供对Gmail的良好支持，每篇文章下面都有一个发送电子邮件的按钮，看到好的文章想收藏下来，可以把文章发送的Gmail邮箱。对于没有Google Reader帐号的朋友，当需要分享文章的时候，我也可以把共享的文章发送他们的电子邮箱。

3）发送网页文章到Gmail
平时浏览网页看到好的文章需要收藏，把网页复制下来并发送到Gmail邮箱。

4）使用tag标记每一篇收藏的文章
我并不会每次发送收藏文章后就马上对其tag归类，而是定期登录该Gmail邮箱对新收藏的文章重新归类。当然，你也可以使用“帐户+tag@gmail”的方法，马上就可以把发送的文章归到指定的tag，不过这个方法也有两个问题：1、tag必须是英文；2、如果tag比较多，你的Gmail就会有一大堆“帐户+tag@gmail”的联系人，发邮件的时候还要慢慢去找应该发往哪个tag。

5）利用Gmail强大的搜索功能



自Gmail发布之日起，便于搜索就一直是Gmail的一大卖点。Gmail搜索非常强大，对于邮件的搜索是小case。我能够很方便地找到需要的文章素材。

6）Gmai Offline



如果仅仅是以上功能，并不能使我动心。Gmail offline的发布最终让我决定使用Gmail作为个人知识管理工具。支持了Gears的Gmail如虎添翼，在免去我们安装邮件客户端烦恼的同时，Gmail也相当于为我们免费提供了一个可以离线使用的个人知识管理系统。这是包括Blog，Wiki，Google Notebook，Delicious都不能做到的。Google reader虽然也支持Gears，但GR的同步只能支持1000篇文章，而且每次同步都要花费大量的时间。搜索功能也不如Gmail方便。

7）取代notepad
我希望有一个好用的记事本代替notepad，这个记事本应该能做到：1、直接在网上编辑，并随时保存；2、保存到网络的记录同时在本地也应该有一个备份，这样即使我暂时不能连上网，也可以随时打开这些记录。之前我使用Firefox+Google Notebook，但可惜Google Notebook只能满足第1点。而支持Gears的Gmail既可以随时保存，也可以在离线的情况下使用，一旦连上网络，Gmail会自动同步，自动把此前的离线记录上传。目前我使用Gmail来做会议记录和日程安排。

4、一些小窍门

1）有时候发送的邮件会被当作垃圾邮件
很简单，在Gmail设置中新增一个过滤器， 把你发邮件的邮箱列为“白名单”，即指定其执行该操作: 不要将其发送至“垃圾邮件”

2）如何管理两个Gmail帐户
有很多方法，你可以安装Firefox插件Gmail Manager，在Firefox下同时管理两个Gmail邮箱。不过我个人觉得这个插件存在不少问题，而且安装这个插件后，对于我这种依赖Google书签的人来说，一旦切换了帐户，就没办法使用原来的书签（因为书签的信息都保存在原来的帐户中）。我现在的解决方法是，同时安装Firefox与Chrome。这样有三个好处：1、可以完美解决两个帐户的冲突；2、Chome运行JavaScript的速度要高于Firefox；3、我更喜欢Chrome的全屏界面，因为这看起来更像一个程序而不是网页。

3）随手写“碎碎念”
自从有了twitter，我们随时可以把“碎碎念”发布上去。但有时候有些想法不愿意公开，可以这样做：安装一个Google Talk，把新的邮箱帐户加为好友，如果有一些想法希望记录下来又不希望公开在twitter上，就给新邮箱发Google Talk信息吧。这些“碎碎念”会自动保存在我们的个人知识管理系统中。定义一个tag，再结合过滤器，我们可以把所有这些“碎碎念”都自动归档到这个tag里面。

4）使用Xoopic For Gmail管理图片视频和其他文件



安装了这个Firefox插件，你的Gmail会成为一个强大的文件管理系统，为邮件中的图片，视频和其他文件提供独立管理和查看的界面，使用比较方便。不过我在使用这个插件后出现几次firefox崩溃，原因未明。

5）用Gmail来进行GTD



有人用Google Notebook 搭建GTD系统，同样，现在我们也可以通过一个Firefox插件和Gmail结合，来实施GTD，这里有一个详细的教程。

5、未解决的问题

尽管Gmail很强大，但毕竟其主要用途是邮箱而不是用于个人知识管理，我们目前更多的是利用了其对文档邮件管理的便捷功能。对于用作个人知识管理，Gmail依然存在几个不足：

1）没有外部链接
与Blog、Wiki，Delicious相比，Gmail最大的问题是其不支持外部链接，即无法通过超链接让外部网络访问到收藏的文章。是的，Gmail只是一个电子邮箱，邮箱里面的文件和资料一般来说都是私密的，不公开的，因此我们还不能把这些文章作为公开链接被外部访问。

2）没有分享功能
因为没有提供外部链接，自然也无法把收藏的文章分享给其他人阅读，除非把Gmail邮箱帐号公开。但这显然不是解决问题的方法。

3）对文件的管理相对薄弱
上文提到的的Xoopic可能是一个解决方法，但无可否认Gmail在文件管理功能还是比较弱，如果我们需要管理doc，pdf，excel等文件，可能Google Doc会更合适。

4）网页收藏步骤繁琐
目前我要收藏网页，必须先打开Gmail新建一封邮件，然后把网页内容复制粘贴到邮件，再发送到知识管理的Gmail邮箱。虽然Google Toolbar本身提供一个网页发送到Gmail的功能，但很遗憾这个功能存在问题，网页并不能发送。在网上也有人提过这个问题，至今仍未解决。

5）无法对已收藏的文章作修改
有时候我们想对已收藏的文章添加一些注释，或者说对自己写过的一些读书笔记（已归档）作修改。Gmail似乎还没有这方面的功能，我们只能够重新新建一封邮件，修改，再重新发送，然后删除原有的文章。

6、展望未来——完美的个人知识管理系统

也许从收藏文章管理的角度来看Gmail已经相当完美，而且Gmail在支持Gears后还具备了离线阅读和离线记录的功能。但正如上文所提到的，Gmail只是一个功能强大的电子邮箱，Gmail的定位并不是知识管理系统，Google也不可能往这个方向改进Gmail。期望有一个完美的个人知识管理系统的出现。应该具备以下的功能：

1）浏览器与个人知识管理系统的更进一步整合
浏览器提供的是信息的输入，知识管理系统则是信息的存储和管理。目前还没有一个工具能够整合信息输入和管理。其实在功能上Google Reader很接近了，但目前Google对其定位只是个纯粹的RSS阅读器。

2）更强大的分享功能
上文提到使用Gmail作为个人知识管理系统无法共享文章给好友，或者可以说共享的过程并不方便。现代社会是个信息社会，我们获得的大多数信息来自互联网，而分享是互联网的灵魂。作为一个完美的知识管理系统，必须拥有更强大的分享功能。

3）社会化特征明显
Google Reader最近的更新增加了好友共享，查看好友评论等功能，这是个趋势。博客大巴（blogbus）一直致力于博客与SNS的整合。我也曾经写过一篇关于Blog Socialize（博客社会化）的文章，尽管分析得比较粗浅，但我认为社会化是博客，维基，美味书签等工具的最终进化方向。个人知识管理系统也应如此。

4）更强大的离线功能
Google Gears的野心十分远大。Gears的思路的确非常好。一个优秀的个人知识管理系统应该具备离线访问功能，不至于在断网时期无法使用。0.1版的Gmail Offline给我们带来惊喜。期待未来的个人知识管理系统会继续加强离线版功能。

5）把文档也管理起来？
我硬盘上还收藏有数不清的文档，word的，pdf的，html的，可以把这些文档都纳入我的个人知识管理系统吗？可以如Google Destop那样把这些文档里面的内容也纳入搜索范围吗？这样将大大提高了个人知识管理系统的利用效率。